I praksis styrer han porteføljen av næringseiendommer fra en applikasjon på mobilen.

- Du får en bedre kontroll med alle sider av forvaltningen av en eiendom når du har alle dokumentene tilgjengelig på nettet, sier Ingar Rognås, teknisk forvalter i Union Eiendomskapital.

Selskapet bruker det norskutviklede verktøyet Agora InAttika for til å drifte og forvalte sin portefølje av næringseiendommer.

- Når jeg er ute på eiendommene eller i møter, har jeg tilgang til alle dokumenter på mobilen eller ipaden. Det effektiviserer driften betraktelig. Du har all informasjon med deg til enhver tid, sier Rognås.

Digital plattform

Som rådgiver i Union Eiendomsforvaltning har han næringseiendommer spredt over hele landet. Han sier den digitale plattformen InAttika har utviklet, gjør kommunikasjonen med alle involverte i en eiendom lett og effektiv.  

-Siden vi tok i bruk Agora inAttika første gang i 2009, har vi forvaltet over 140 eiendommer i systemet, sier Rognås.

Rognås sier det nettbaserte systemet har blitt et av hans viktigste verktøy.

- Jeg logger på om morgenen, og kan kontrollere alle eiendommene. Så får jeg meldinger umiddelbart når noe skjer. Den store verdien ligger i vissheten om at systemet blir brukt daglig av de involverte, at det ikke bare er et dokumentarkiv som ajourføres sporadisk.  

- Vi har vaktmestere som logger på og registrer viktige avvik ved en eiendom, forhold som må utbedres raskt, i forhold til brannvern eller HMS for eksempel. Da får jeg melding direkte og kan iverksette tiltak sier han.

Det nettbaserte systemet er utformet slik at alle involverte jobber med den samme plattformen, men med ulike grensesnitt for registrering og uthenting av informasjon, avhengig av rolle, behov og ansvar. Tilgangen for den enkelte styres av en håndfull prosjektledere hos oss, sier Rognås.

Kommunikasjonen effektiviseres

- Det at alle involverte parter bruker samme plattform, gjør at kommunikasjonen forenkles og kvalitetssikres. En viktig fordel ved systemet er at det fjerner mellomledd i informasjonsflyten. Vi har eiendommer spredt over hele landet, og jeg kan kommunisere med aktuelle kjøpere eller forvaltere i sanntid, forutsatt at vi begge har tilgang på nett, sier han.

Som teknisk forvalter og rådgiver jobber Rognås med klargjøring av eiendommer ved salg. Han sier mye av forarbeidene skjer digitalt i dag.

For eiendommer vi allerede forvalter i Agora, oppretter jeg bare et datarom på web og gir tilgang til Kjøpers representanter etter behov. Dermed unngår vi den tidkrevende papirdistribusjonen og møter hvor vi blar i permer, sier Rognås.

Han sier selskapet jobber med å gjøre verktøyet tilgjengelig også for leietagere. Systemet har en løsning hvor vi oppretter en web-portal for leietagere som gir de tilgang på sin informasjon knyttet til leieforholdet. Det kan være branninstrukser, leiekontrakter eller annen driftsinformasjon.

- Vi har en modell klar, som vil bidra til å lette kommunikasjonen med leietagerne.