– En god investering, begynner Petter Arnstad, direktør i Stiftsstaden Boligutleie AS, som også eier og drifter Falkenborg Studentby.

Samlet har selskapene mer enn 600 utleieforhold i Trondheim.

– Ved inngåelse av nye leiekontrakter måtte vi tidligere sende avgårde 200 pdf-filer på epost til de som skulle bo på Falkenborg. Deretter måtte studentene skrive ut pdf-filen, signere den og enten faxe eller sende den tilbake via brevpost. Du kan jo bare forestille deg hvor tungvin denne ordningen var. Nå foregår alt automatisk og studentene signerer via sin egen BankID. Dette er en betydelig administrativ gevinst for oss.

Automatiserer funksjoner

Petter Arnstad - Finansdirektør Stiftstaden AS. Foto: Privat

Stadig flere gjør som Stiftsstaden Boligutleie AS.

De tar i bruk i et webbasert forvaltningssystem som automatiserer funksjoner som kontraktinngåelse, oppfølging, fakturering, purring og inkasso. Egne utleiemoduler gjør at leiekontrakter kan signeres med BankID, og leietakerne inkluderes i leieforholdet ved at de får en egen profil og «min side».

Her kan de kommunisere med sin utleier, hente ut fakturakopier og kopi av leiekontrakt.

– Systemet skal nå videreutvikles slik at de kan følge med på planlagt vedlikeholdsarbeid og servicearbeid på eiendommene, sier Arnstad.

Han forteller at veksten i selskapet nødvendiggjorde et nytt system for eiendomsforvaltning.

– Det vi hadde, kunne ikke gi oss den effektiviseringen vi var ute etter. Det vi ønsket var et brukervennlig og oversiktlig system der vi dessuten kunne få loggført all kommunikasjon med leietagerne.

Noe tilpassing

Etter en prøveperiode med litt tilpassing, ble utleiesystemet MyRent fullstendig implementert hos Stiftsstaden Boligutleie AS fra 1. august, i tid til studentenes semesterstart.

– Nå kan vi enkelt få god oversikt over utleiesituasjonen med tilhørende inntekter og utestående fra leietakere.