Oppdragsgivere som ønsker bistand til etablering av borettslag og sameier er gjerne utbyggere, eiendomsutviklere, advokater eller meglere. De ser at det kan lønne seg å benytte seg av en leverandør som har spesialisert seg på disse tjenestene for å sikre fornøyde kjøpere.

– For oss som leverandør, og spesialist på tjenester knyttet til etablering av boligselskap og boligforvaltning, er det viktig å tilføre prosjektfasen ekstra verdi, og bidra til at kjøperne får en god totalopplevelse av sitt nye boligkjøp. Vi følger derfor prosjektet fra etablering og over i driftsfasen og tilrettelegger for god drift av sameier og borettslag, sier Lill Eriksen som er salgs- og markedsdirektør i BORI BBL.

BORI BBL er ISO-9001 sertifisert, formidler av fulltegningsforsikring og morselskapet i BORI-gruppen, hvilket forvalter cirka 26 000 boliger i 650 boligselskap.

Tidlig regulering

I prosjektfasen skal det velges selskapsformer og styringsmodeller for fellesareal. Det skal også avklares avtalerettslige forhold, noe som ofte er aktuelt der det er næringsseksjoner, parkeringshus, vel eller lignende i tillegg til ordinære boliger.

– Vår erfaring er at avtaler som skal regulere forhold mellom beboere bør utformes så tidlig som mulig, helst før leilighetene legges ut for salg. Det kan også være gunstig å ha både nåværende så vel som fremtidige eiere i tankene, forteller Eriksen.

Noe av det utbyggere og eiendomsutviklere ofte søker bistand til i prosjektfasen er organisering, valg av selskapsform, seksjonering, utforming av vedtekter, utarbeidelse av driftsbudsjett, samt å sørge for forsikringsavtaler. I tillegg skal det inngås avtale med en forretningsfører som kan ivareta forvaltningen av boligselskapet når det går over i driftsfasen.

Inn i driftsfasen

Det er viktig at det nyvalgte styret i sameiet, eller borettslaget, får ekstra tett oppfølging i oppstartsfasen av sin forretningsfører. Det er blant annet formålstjenlig med tilrettelagte kurs til tillitsvalgte som skal sitte i boligselskapets styre, slik at de på best mulig måte kan ivareta sitt verv. En profesjonell forretningsfører kan også bidra med en fast primærkontakt som styret kan forholde seg til fra dag én.

– Vi erfarer at mange tillitsvalgte ikke har hatt liknende verv tidligere og kanskje opplever at det å flytte fra enebolig til leilighet er noe nytt. Ved at utbyggere har inngått avtale med en ISO-sertifisert forretningsfører vil både de tillitsvalgte, og de øvrige beboerne i borettslaget eller sameiet, kunne føle seg trygge på at forretningsføreren har gode rutiner og leverer kvalitet i alle ledd, sier Eriksen.

Nettbaserte verktøy

Vervet som tillitsvalgt i sameier og borettslag ivaretas som oftest på fritiden, og fleksibilitet er derfor et viktig nøkkelord for hvilken forretningsfører som velges for boligselskapet. Elektroniske verktøy, slik som styreportalløsning gir styret en enklere hverdag og tilgang til ajourholdt informasjon om sitt boligselskap til enhver tid. Sameier og borettslag som forvaltes av en profesjonell partner bør få tilgang til en nettløsning som supplement til personlig oppfølging. Nettløsninger kan også hjelpe på styrets oppfølging av blant annet HMS i boligselskapet.

– Det kan være krevende å være tillitsvalgt i et boligselskap. Det er store verdier, og hjemmet til en selv og naboen som skal ivaretas. Portalløsning hjelper styret å ivareta sitt verv på en god måte og sikrer kontinuitet ved styreendringer. Muligens vil det også gjøre det lettere å få beboere å melde seg til å sitte i styret, sier Eriksen.