Den viktigste forskjellen mellom et forvaltningsselskap og et regnskapsbyrå ligger i fullmaktene. Mens et regnskapsbyrå stort sett registrerer betalinger og fører regnskap, har forvaltningsselskapet fullmakter til å representere boligselskapet på en rekke områder. 

- Vi utøver oppdragsgivernes økonomiske virksomhet, sier administrasjonssjef i Bendixen Eiendomsforvaltning, Tore Bisgaard.

Det betyr at forvaltningsselskapet ikke bare sender ut fakturaer til beboere, men at de også sørger for å iverksette selskapenes avtaler. Forvalterne har rett og plikt til å kjøpe varer og tjenester, skal sørge for å få inn boligselskapets regninger og se til at de blir betalt til rett tid. Videre krever man inn husleie og felleskostnader på borettslagets.

- Inntil nå har vi sendt ut fakturaer i posten to ganger i året, seks fakturaer i hver forsendelse. Det er mye mer arbeidskrevende enn den løsningen vi har fått nå, forteller Tore Bisgaard.

Tore Bisgaard, administrasjonssjef i Bendixen Eiendomsforvaltning. Foto: Bendixen Eiendomsforvaltning AS.

Boligportal

Rett før årsskiftet innførte Bendixen Eiendomsforvaltning et nytt IT-system som forenkler rutinene. Løsningen består blant annet av styreportal og beboerportal på nettet der både styremedlemmer og beboeren kan logge seg inn og få regningene elektronisk. Her kan man også følge med på hvilke fakturaer som er betalt og hvilke som ikke er det.

- Det er også mulig å koble dette sammen med autogiroløsninger slik at banken behandler betalingene automatisk. Denne løsningen er mye mer effektiv, rimeligere enn å sende faktura i posten og mer miljøvennlig siden vi ikke sender ut noen papirer. I portalen kan man også legge ut informasjon, enten det er nyheter fra styret eller innkalling til generalforsamling. Vi har også et varslingssystem som kan gi beboeren beskjed hvis det kommer nyheter i portalen, sier Bisgaard.

Dokumentløst fagsystem for eiendomsforvaltning

Tidligere ble det brukt tre ulike IT-systemer. Det er nå erstattet av ett system som i tillegg til boligportalen også har modul for eierskiftehåndtering, meglerinformasjon og innberetning av ligningsoppgaver for beboere.

- I tillegg har vi meldt oss inn i ELMA, det elektroniske mottaker- og avsenderregisteret for elektronisk faktura. Dette har blitt en standard som tas i bruk av stadig flere foretak og effektiviserer fakturautvekslingen mellom næringsdrivende. Vårt selskap mottar rundt 30. 000 inngående fakturaer hvert år. Når vi får fakturaer fra leverandører som har det samme systemet vil fakturaen automatisk registreres korrekt i regnskapet på det enkelte boligselskapet, forklarer Bisgaard.  

Betalingsrutinene blir også automatisert slik at inngående fakturaer blir betalt i én operasjon for alle de 200 klientene. Når betalingsoppdraget kommer i retur fra banken blir også dette bokført automatisk. Det samme gjelder innbetalingene fra beboerne.

Mer tid til å yte service

Man kunne jo tro at det var mulig å rasjonalisere bort en del årsverk etter at rutinene har blitt så automatiserte, men det er ikke snakk om noen oppsigelser.

- Nei, vi har heller tatt et strategisk valg om at vi vil oppgradere oss selv slik at vi kan tilby enda bedre og flere tjenester enn vi gjør i dag. Det gjelder særlig innenfor økonomisk rådgivning og reforhandlinger av låneavtaler. Der ser vi at mange av klientene våre kan oppnå store økonomiske fordeler. Vi reforhandler også andre typer avtaler som for eksempel kabel-TV og internett, og slike ting vil vi både bli flinkere til og gjøre mer av fremover, avslutter Bisgaard.