Det blir stadig mer komplisert å drifte et bygg. Et godt drifts- og vedlikeholdssystem som varsler om behov for service og ettersyn kan derfor være uvurderlig.

– Jo tidligere det implementeres, desto bedre, sier Bjarte Kristian Bratten. Han er driftssjef i KLP Eiendom og snakker om webbaserte FDV-systemer (Forvaltning, Drift,Vedlikehold).

– Om systematiseringen starter umiddelbart, vil entreprenøren kunne bistå med innsamling og systematisering av data. Disse dataene mates så inn i FDV-systemet. Det er selvfølgelig avhengig av hvor mye tid den enkelte er villig til å investere, men min anbefaling er å starte tidlig, sier han.

Reklamasjonsoppfølging

Bratten presiserer at en tidlig start også innebærer at den loggførte historikken blir lenger, noe som har verdi i seg selv.

– Muligheten til å kunne gå tilbake i ”arkivet” og lett få tilgang til historien, er en av de opplagte fordelene med et godt FDV-system.

Han sier at det ikke minst er avgjørende ved reklamasjoner og i dialog med entreprenører.

– Å påpeke feil og ansvars- forhold er mye enklere hvis du har en grundig historikk å vise til, påpeker Bratten.

Som driftssjef i KLP Eiendom har Bratten ansvaret for en portefølje med 27 bygg, hvor alle har FDVweb. Systemet benyttes daglig for registrering av utførte arbeidsoppgaver, bestilling av arbeid eller registrering av feil.

– Det kan for eksempel være en heis som krangler, sier han.

– Da kan vi registrere hva som er skjedd og hvor ofte denne feilen inntreffer.  Slik utvides historikken for bygget og for heisen som sådan. Vi kan også bestille service direkte via FDV-webben.

Dokumentasjon og kvittering

Når reparasjonsarbeidet er utført, kan arbeideren kvittere ut. Systemet holder også oversikten over rutinesjekker og andre faste intervaller.

– Ta for eksempel brannsjekker. Med dette systemet dokumenterer vi internkontroller med brann, og det er enkelt å kunne gjennomgå at rutiner blir utført når brannvesenet kommer på besøk, sier Bratten.

Flere av KLP-bygningene er ”særskilte brannobjekter”, noe som innebærer årlige branntilsyn. Funksjonen som Bratten kanskje har mest nytte av, er imidlertid en annen: – Muligheten til å samle alle tegninger på ett sted, sier han.

– Tenk hvordan det pleide å være: Du måtte ha et helt rom med 15 store arkivskap og det var umulig å finne frem. Nå kan jeg bare gå rett inn i webben, blåse opp til akkurat den størrelsen som passer meg og eventuelt printe ut hvis det skulle være nødvendig.